HƯỚNG DẪN NGHIỆP VỤ COI THI TUYỂN SINH 10

(Trích Kế hoạch số 1402/GDĐT-KTKĐCLGD ngày 18/5/2020)

 

4. Tổ chức các Điểm thi

4.1. In danh sách phòng thi, phiếu thu bài, phát thẻ dự thi

Phòng Giáo dục và Đào tạo nhận dữ liệu từ hệ thống của Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục - Sở Giáo dục và Đào tạo tiến hành thực hiện như sau:

- Phòng Giáo dục và Đào tạo quận, huyện quy hoạch cụm trường thi (mỗi quận, huyện chia thành 2 - 5 cụm) theo địa bàn thuận tiện cho việc đi lại của thí sinh và lập danh sách học sinh thi tại cụm ấy (phần mềm vi tính do Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục hướng dẫn); khi ghép học sinh nhiều trường vào cùng một Điểm thi (liên trường) cần chú ý không để tỷ lệ học sinh của một trường nào đó quá nhỏ (nhất là khi ghép có hai trường).

- Phòng Giáo dục và Đào tạo quận, huyện nhận lại dữ liệu từ hệ thống tại Phòng Khảo thí và Kiểm định chất lượng giáo dục danh sách thí sinh đã đánh số báo danh, từ đây in ra bảng danh sách phòng thi và phiếu thu bài của từng phòng thi, tổ chức cho trường lập thẻ dự thi (theo mẫu) và phát thẻ dự thi đến học sinh.

4.2. Danh sách Lãnh đạo của một Điểm thi gồm Trưởng Điểm thi, 2 Phó trưởng Điểm thi, 2 thư ký, danh sách cán bộ coi thi và nhân viên phục vụ do Trưởng Phòng Giáo dục và Đào tạo quận, huyện và Hiệu trưởng trường phổ thông đề cử, Sở Giáo dục và Đào tạo ra quyết định theo các bước sau:

Bước 1: Sở Giáo dục và Đào tạo gửi đến từng quận, huyện và trường phổ thông bản nhu cầu về số cán bộ coi thi cần cử đến từng Điểm thi của quận, huyện khác; bản nhu cầu về 1 Phó trưởng Điểm thi, nhân viên phục vụ của Điểm thi tại chỗ; bản nhu cầu về Trưởng Điểm thi, 1 Phó trưởng Điểm thi, 2 thư ký của quận, huyện đến Điểm thi khác.

Bước 2: Dựa vào các bản nhu cầu trên, Trưởng Phòng Giáo dục và Đào tạo quận, huyện, Hiệu trưởng trường phổ thông lập danh sách cán bộ được cử đi coi thi ở quận, huyện khác, danh sách Phó trưởng Điểm thi, nhân viên phục vụ tại chỗ và danh sách Trưởng Điểm thi, 1 Phó trưởng Điểm thi, 2 thư ký đi nơi khác.

Mỗi loại danh sách lập thành 1 bản có ký tên đóng dấu và gửi kèm theo đĩa CD về Sở Giáo dục và Đào tạo, đồng thời gửi qua mạng internet danh sách cán bộ coi thi, chấm thi.

Bước 3: Khi nhận được các bản danh sách trên, Sở Giáo dục và Đào tạo ký duyệt trên danh sách đề nghị và đồng thời:

- Gửi về Phòng Giáo dục và Đào tạo quận, huyện, Hiệu trưởng trường phổ thông một bản (để Ban Chỉ đạo quận, huyện và Hiệu trưởng trường phổ thông sao gửi thông báo đến giáo viên và lãnh đạo trường, xem như đây là giấy triệu tập).

- Gửi 01 bản kèm vào hồ sơ của Ban Lãnh đạo Điểm thi.

- Gửi 01 bản cho Ban Chỉ đạo quận, huyện nơi coi thi.

4.3. Các Điểm thi phải bố trí bàn, hoặc ghế, hoặc giá đỡ, hoặc tủ,… bên ngoài mỗi phòng thi để thí sinh để tài liệu, vật dụng; tránh để tài liệu, vật dụng ngổn ngang, lộn xộn dưới nền nhà. Thông báo cho học sinh biết: những tài liệu, vật dụng của thí sinh để ngoài phòng thi bị hư hỏng, mất,… Điểm thi không chịu trách nhiệm.

Mỗi phòng thi được bố trí 24 chỗ ngồi cho thí sinh, cần chú ý khoảng cách bàn ghế, chỗ ngồi của thí sinh (2 học sinh ngồi cạnh nhau theo hàng ngang phải cách nhau ít nhất 1,2 mét), đủ chuẩn về vệ sinh, ánh sáng, bàn ghế.

4.4. Khi họp Ban Lãnh đạo Điểm thi

- Cần rà soát kỹ lại danh sách thí sinh, các ấn chỉ, biểu mẫu, phù hiệu của cán bộ coi thi (nhân viên phục vụ Điểm thi cũng phải đeo phù hiệu), danh sách cán bộ coi thi, dành thời gian liên hệ với đơn vị cử giáo viên đến coi thi xem có gì sai sót hoặc không khớp về danh sách cán bộ coi thi.

- Kiểm tra, xem xét vấn đề phục vụ, bảo vệ an ninh Điểm thi, điện, nước, âm thanh, ánh sáng, điện thoại, chuẩn bị phương án khi cúp điện, có máy phát điện dự phòng, có biện pháp đề phòng mưa to, gió lớn,… xem xét vấn đề y tế, vệ sinh, nước uống cho thí sinh,…

- Chú ý xem xét kỹ trong và ngoài điểm thi, có biện pháp phòng chống, phát hiện việc liên thông trong, ngoài phạm vi quy định tổ chức thi (cửa sổ trông ra ngoài không có rào, gần đường,…).

- Trong các ngày thi: căn-tin không được hoạt động; nếu trong khuôn viên điểm thi có người ở thì yêu cầu không đi lại trong khu vực của Điểm thi, không được có những hoạt động, hành vi vi phạm đến sự an toàn, tính nghiêm túc của kỳ thi.

- Đề phòng sự cố thiếu đề thi: chuẩn bị sẵn máy photocopy, giấy trắng A3, A4 để trong văn phòng Điểm thi. Việc sao in đề thi bằng máy photocopy do Trưởng Điểm thi quyết định. Sau đó lập biên bản và báo cáo lãnh đạo Ban chỉ đạo kỳ thi tại quận, huyện.

- Việc ra vào Điểm thi phải được sự chấp thuận của Trưởng Điểm thi.

- Điểm thi phải tự liên hệ với địa phương (Ủy ban nhân dân, Công an phường, quận) để được hỗ trợ về bảo vệ, an ninh kỳ thi, điện, nước,… (do Phó trưởng Điểm thi là người sở tại chịu trách nhiệm).

4.5. Nâng cao tinh thần trách nhiệm của cán bộ làm nhiệm vụ coi thi; giáo viên, cán bộ coi thi phải được quán triệt về trách nhiệm, quyền hạn và nghiệp vụ của cán bộ coi thi, cán bộ giám sát phòng thi,… trước khi được phân công coi thi (Trưởng Điểm thi phải thực hiện thật nghiêm túc việc bồi dưỡng nghiệp vụ này trong ngày họp toàn thể Điểm thi). Cần phải họp rút kinh nghiệm từng buổi coi thi và tổng kết việc coi thi trước toàn thể Điểm thi.

Nhắc nhở các thành viên Điểm thi làm hết trách nhiệm được giao và quy định cụ thể mức độ khen thưởng, xử lý kỷ luật khi làm nhiệm vụ.

Trước mỗi buổi thi: Trưởng Điểm thi đảm bảo các phương tiện thu, phát thông tin cá nhân (nếu có) của tất cả những người làm nhiệm vụ tại Điểm thi phải được lưu giữ tại phòng trực của Điểm thi. Khi cần thông tin khẩn cấp, cán bộ làm nhiệm vụ thi phải báo cáo Trưởng Điểm thi để xử lý..

Trưởng Điểm thi quy định cách đánh số báo danh trong phòng thi; tổ chức cho cán bộ coi thi, cán bộ giám sát phòng thi bắt thăm phân công coi thi, giám sát phòng thi.

Cán bộ coi thi chịu trách nhiệm trước Trưởng Điểm thi; thực hiện các công việc sau:

Phải có mặt đúng giờ tại Điểm thi để làm nhiệm vụ. Trong khi thực hiện nhiệm vụ coi thi, không được mang các thiết bị thu phát thông tin; không được làm việc riêng, không được hút thuốc, không được sử dụng các loại đồ uống có cồn.

Khi có hiệu lệnh, CBCT thứ nhất gọi tên thí sinh vào phòng thi, CBCT thứ hai dùng Phiếu báo danh (có dán ảnh) và Danh sách của thí sinh dự thi để đối chiếu, nhận diện thí sinh; hướng dẫn thí sinh ngồi đúng chỗ quy định và kiểm tra các vật dụng thí sinh mang vào phòng thi, tuyệt đối không để thí sinh mang vào phòng thi các tài liệu và vật dụng bị cấm theo quy định.

Khi có hiệu lệnh, CBCT thứ nhất đi nhận đề thi, CBCT thứ hai nhắc nhở thí sinh những điều cần thiết về kỷ luật phòng thi; ghi rõ họ tên và ký tên vào các tờ giấy thi, giấy nháp đủ để phát cho thí sinh (không ký thừa); hướng dẫn và kiểm tra thí sinh gấp giấy thi đúng quy cách, ghi số báo danh và điền đủ thông tin thí sinh vào các mục cần thiết của giấy thi trước khi làm bài.

Khi có hiệu lệnh, CBCT thứ nhất giơ cao phong bì đề thi để thí sinh thấy rõ cả mặt trước và mặt sau còn nguyên nhãn niêm phong, yêu cầu hai thí sinh chứng kiến và ký vào biên bản xác nhận bì đề thi còn nguyên nhãn niêm phong; mở bì đựng đề thi, kiểm tra số lượng đề thi (nếu thừa, thiếu hoặc lẫn đề thi khác, cần báo ngay cho Trưởng Điểm thi xử lý); phát đề thi cho từng thí sinh.

Khi thí sinh bắt đầu làm bài, CBCT thứ nhất đối chiếu ảnh trong Phiếu báo danh và Danh sách dự thi của thí sinh với thí sinh để nhận diện thí sinh, ghi rõ họ tên và ký vào các tờ giấy thi, giấy nháp của thí sinh; CBCT thứ hai bao quát chung. Trong giờ làm bài, một CBCT bao quát từ đầu phòng đến cuối phòng, CBCT còn lại bao quát từ cuối phòng đến đầu phòng cho đến hết giờ thi; CBCT không được đứng gần thí sinh, giúp đỡ thí sinh làm bài thi dưới bất kỳ hình thức nào; chỉ được trả lời công khai các câu hỏi của thí sinh trong phạm vi quy định.

CBCT phải bảo vệ đề thi trong giờ thi, không để lọt đề thi ra ngoài phòng thi. Sau khi tính giờ làm bài 15, CBCT nộp các đề thi thừa đã được niêm phong cho người được Trưởng Điểm thi phân công; 

Chỉ cho thí sinh ra khỏi phòng thi sớm nhất sau 2 phần 3 thời gian làm bài sau khi thí sinh đã nộp bài làm, đề thi và giấy nháp. Nếu thí sinh nhất thiết phải tạm thời ra khỏi phòng thi thì CBCT phải báo cho cán bộ giám sát phòng thi để phối hợp thực hiện theo quy định.

Nếu có thí sinh vi phạm kỷ luật thì CBCT phải lập biên bản xử lý theo đúng quy định. Nếu có tình huống bất thường phải báo cáo ngay cho Trưởng Điểm thi;

Trước khi hết giờ làm bài 15 phút, CBCT thông báo thời gian còn lại cho thí sinh biết.

Khi có hiệu lệnh hết giờ làm bài, CBCT thứ nhất phải yêu cầu thí sinh ngừng làm bài và tiến hành thu bài, kể cả bài thi của thí sinh đã bị lập biên bản; CBCT thứ hai duy trì trật tự và kỷ luật phòng thi; CBCT thứ nhất vừa gọi tên từng thí sinh lên nộp bài thi vừa nhận bài thi của thí sinh. Khi nhận bài thi, phải đếm đủ số tờ giấy thi của từng bài, yêu cầu thí sinh tự ghi đúng số tờ giấy thi đã nộp và ký tên vào hai Phiếu thu bài thi. Thu xong toàn bộ bài thi mới cho phép các thí sinh rời phòng thi;

Các CBCT kiểm tra, xếp bài thi theo thứ tự tăng dần của số báo danh thí sinh trong phòng thi và cho vào túi đựng bài thi. CBCT thứ nhất trực tiếp mang túi đựng bài thi, hai Phiếu thu bài thi, các biên bản xử lý kỷ luật và tang vật kèm theo (nếu có) cùng CBCT thứ hai đến bàn giao cho thư ký Điểm thi ngay sau mỗi buổi thi. Khi bàn giao phải kiểm đếm công khai và đối chiếu số bài, số tờ của từng bài thi, Phiếu thu bài thi và các biên bản xử lý kỷ luật cùng tang vật kèm theo (nếu có);

Sau khi kiểm đếm xong, bài thi và một Phiếu thu bài thi của mỗi phòng thi được đưa vào túi đựng bài thi của phòng thi đó; được thư ký Điểm thi cùng hai CBCT niêm phong tại chỗ. Nhãn niêm phong được dán vào chính giữa tất cả các mép dán của túi đựng bài thi, Trưởng Điểm thi và thư ký trực tiếp kiểm đếm ký và ghi rõ họ tên trên nhãn niêm phong, hai CBCT ký giáp lai giữa nhãn niêm phong và túi đựng bài thi rồi đóng dấu giáp lai nhãn niêm phong; sau đó, dùng băng keo trong suốt dán vòng quanh dọc theo chiều dài mép dán của túi đựng bài thi và phủ lên nhãn niêm phong. Thư ký Điểm thi và hai CBCT ghi rõ họ tên và ký vào biên bản bàn giao.

Những người tham gia tổ chức kỳ thi có hành vi vi phạm Quy chế thi bị xử lý theo Quy chế thi trung học phổ thông hiện hành.

Trước ngày thi, tập hợp thí sinh sinh hoạt Quy chế thi và kiểm tra thông tin: trưởng Điểm thi phân công cán bộ hướng dẫn thí sinh thời gian có mặt vào mỗi buổi thi; cách ghi thông tin vào giấy làm bài thi; phổ biến Quy chế thi; xác nhận những sai sót về họ, tên, đối tượng...Trong lúc cho thí sinh ký tên vào danh sách kiểm tra thông tin thí sinh, cán bộ được phân công yêu cầu thí sinh dò kỹ chi tiết trong danh sách, nếu thí sinh có yêu cầu điều chỉnh thì cán bộ được phân công lập biên bản báo cáo về Trưởng Điểm thi và Trưởng Điểm thi lập biên bản tổng hợp các sai sót này (2 bản), một bản gửi về Phòng Giáo dục và Đào tạo để được điều chỉnh lại từ hệ thống (sau khi đối chiếu lại với hồ sơ); một bản gởi Tổ Thư ký tại Hội đồng chấm thi.

Thí sinh không được tự tiện sửa trong danh sách phòng thi; tất cả sai sót ở danh sách và hồ sơ phải lập biên bản gửi về tổ Thư ký tại Hội đồng chấm thi.

Thực hiện việc phân công cán bộ coi thi, cán bộ giám sát phòng thi bằng phương thức bắt thăm và đổi chỗ ngồi của thí sinh qua mỗi buổi thi.

Lưu ý: Việc thay cán bộ coi thi, cán bộ chấm thi (sau khi đã có danh sách chính thức) phải có văn bản đề nghị thay thế cán bộ coi thi, cán bộ chấm thi của Hiệu trưởng trường phổ thông xác nhận; riêng việc thay đổi cán bộ coi thi, cán bộ chấm thi là giáo viên thuộc trường trung học cơ sở phải có xác nhận của Phòng Giáo dục và Đào tạo. Tất cả việc đề nghị thay đổi phải được Sở Giáo dục và Đào tạo thông qua (ký duyệt) mới có giá trị chính thức tại các Điểm thi, Ban chấm thi.

Cán bộ giám sát phòng thi chịu trách nhiệm trước Trưởng Điểm thi; thực hiện các công việc sau:

Giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của CBCT, các thành viên khác tại khu vực được phân công.

Giám sát thí sinh được CBCT cho phép ra ngoài phòng thi; kịp thời nhắc nhở CBCT, trật tự viên, công an, nhân viên y tế và lập biên bản nếu các đối tượng trên vi phạm Quy chế thi.

Kiến nghị Trưởng Điểm thi đình chỉ việc thực hiện nhiệm vụ hoặc thay đổi CBCT, trật tự viên, công an, nhân viên y tế nếu có vi phạm.

Yêu cầu CBCT lập biên bản thí sinh vi phạm Quy chế thi (nếu có); phối hợp với các đoàn thanh tra thi trong việc thanh tra, xử lý vi phạm.

  4.6. Các vật dụng thí sinh được mang vào phòng thi

Chỉ được mang vào phòng thi bút viết, bút chì, compa, tẩy, thước kẻ, thước tính, máy tính bỏ túi không có chức năng soạn thảo văn bản và không có thẻ nhớ.

4.7. Xử lý đối với thí sinh đến muộn

Trường hợp thí sinh đến phòng thi muộn, nhưng chưa có hiệu lệnh tính giờ làm bài thì cán bộ coi thi lập biên bản và cho thí sinh dự thi; tất cả các trường hợp đến chậm quá 15 phút sau (thí sinh có mặt tại cổng điểm thi) khi có hiệu lệnh tính giờ làm bài sẽ không được dự thi.

4.8. Nhận diện thí sinh dự thi

Sau khi phát đề thi xong, cả hai cán bộ coi thi dựa vào ảnh dán trong thẻ dự thi hoặc phiếu đăng ký dự thi để nhận diện thí sinh, có thể so với thẻ học sinh hoặc chứng minh nhân dân.

5. Giao nhận đề thi

5.1. Sở Giáo dục và Đào tạo tổ chức giao đề thi đến Phòng Giáo dục và Đào tạo quận, huyện trước ngày thi 1 ngày.

5.2. Các quận, huyện chịu trách nhiệm bảo quản và tổ chức giao đề thi đến các Điểm thi. Mỗi sáng sớm giao các thùng đựng đề thi dùng cho ngày hôm ấy, không được để đề thi chưa sử dụng qua đêm tại Điểm thi. Ban Chỉ đạo quận, huyện cần báo cáo chủ trương này với Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận, huyện để được cung cấp đủ các phương tiện chuyên chở an toàn, kịp thời đến các Điểm thi, lưu ý phải có Công an đi kèm lúc chuyển đề thi.

5.3. Đề thi của mỗi ngày được Phòng Giáo dục và Đào tạo giao trực tiếp cho Trưởng Điểm thi (hoặc Phó trưởng Điểm thi được Trưởng Điểm thi ủy quyền bằng văn bản) tại Điểm thi từ 6 giờ 00; xe chuyển đề thi phải vào trong khuôn viên Điểm thi, yêu cầu bảo vệ và công an có mặt tại Điểm thi trước 6 giờ 00, bàn giao đề thi phải được thực hiện tại phòng nơi đặt tủ bảo quản đề thi có sự chứng kiến của công an Điểm thi và lập thành biên bản giao nhận đề thi. Riêng đề thi môn chuyên do Sở Giáo dục và Đào tạo giao đến các Điểm thi có môn chuyên.

5.4. Trưởng Điểm thi mở túi đựng đề thi trước giờ thí sinh làm bài 20 phút (cắt mép dán đúng quy cách), ngay trước đó yêu cầu 2 cán bộ coi thi 1 kiểm tra kỹ sự nguyên vẹn của túi đựng đề thi còn niêm phong, đối chiếu kỹ tên bài thi in trên túi đựng đề thi với lịch thi, trình cho cả tập thể cán bộ coi thi 1 nhìn rõ (không được kiểm tra chiếu lệ) và lập biên bản theo mẫu. Sau khi hai đại diện các cán bộ coi thi 1 ký xác nhận trên tất cả túi kể cả túi đựng đề thi dự phòng, Trưởng Điểm thi mới mở túi để lấy đề thi và đọc nhanh tên bài thi ghi trên đề thi để kịp thời xử lý ngay nếu bài thi ghi trên đề thi không phù hợp với lịch thi (cho trở lại ngay vào túi) lập biên bản, niêm túi đựng đề thi ấy và báo khẩn về Hội đồng thi tuyển sinh 10 thành phố để có ý kiến chỉ đạo.

5.5. Mỗi Điểm thi chuẩn bị sẵn túi đựng đề thi cho các phòng thi (dùng túi đựng bài thi). Sau khi mở túi đựng đề thi, Trưởng Điểm thi tổ chức kiểm đếm và đưa đúng số lượng đề thi vào túi riêng cho mỗi phòng thi rồi mới giao cho cán bộ coi thi 1.

- Cán bộ coi thi 1 kiểm đủ số lượng; chú ý so dò các bản với nhau.

- Cán bộ coi thi 1 ký vào tờ giao nhận đề thi giữa Trưởng Điểm thi và cán bộ coi thi 1 trước khi rời văn phòng Điểm thi.

- Cán bộ coi thi 1 có nhiệm vụ bảo quản an toàn túi đựng đề thi để đưa về phòng thi. Đúng giờ quy định, có hiệu lệnh cán bộ coi thi 1 phát đề thi cho thí sinh theo quy trình từ trái qua phải và từ trên xuống dưới; hướng dẫn thí sinh ghi họ, tên và số báo danh vào đề thi, giấy nháp trước khi làm bài. Cả hai cán bộ coi thi kiểm tra và ký tên vào bài thi, giấy nháp của thí sinh. Chỉ cho phép thí sinh rời khỏi phòng thi khi hế 2/3 thời gian làm bài.

- Các cán bộ coi thi không đọc, không chép, không giữ và không giải đề thi lúc làm nhiệm vụ coi thi.

- Mỗi phòng thi phải được trang bị 01 chiếc kéo dành cho CBCT để cắt túi đề thi. Trước khi cắt túi đề thi và phát đề thi vào đúng thời điểm ghi trong Lịch thi, CBCT phải cho toàn thể thí sinh trong phòng thi chứng kiến tình trạng niêm phong của túi đề thi, sự phù hợp bà thi với lịch thi và lập biên bản xác nhận có chữ ký của 2 thí sinh trong phòng thi.

- Ngay sau khi phát đề cho thí sinh, CBCT yêu cầu thí sinh kiểm tra tình trạng đề thi: nếu thấy đề thi bị thiếu trang hoặc rách, nhòe, mờ, phải lập tức báo cho CBCT để kịp thời xử lý; nếu không phát hiện hoặc để quá sau khi phát đề 05 phút thì thí sinh phải tự chịu trách nhiệm. Tất cả những trường hợp phát sinh về đề thi, CBCT phải báo cáo cho Trưởng Điểm thi để báo cáo Trưởng ban Coi thi ngay sau khi phát hiện (qua cán bộ giám sát thi).

5.6. Ngay sau khi giao đề thi cho cán bộ coi thi 1